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Cómo crear reglas de automatización de tareas en Bitrix24
Mantener organizadas las tareas laborales del día a día puede ser un desafío. En esta publicación mostramos cómo se puede optimizar la gestión de tareas con reglas de automatización del sistema. Bitrix24

En esta publicación verás:

Reglas de automatización en la gestión de tareas. Bitrix24

Ahora que sabes lo que preparamos
para ti en este post, ¡ven con nosotros!
Mil tareas por resolver ayer, mil exigencias más que surgen a lo largo del día y el foco en resultados, el sentido de urgencia y la gestión de tareas acaban por perderse.

No te preocupes, esto No es solo tu problema. La buena noticia es que existen algunos consejos y herramientas que pueden ayudarte a resolver este problema. y el recurso reglas de automatización de tareas Bitrix24 es uno de ellos.

Déjala Bitrix24 ¡Cuida tu flujo de trabajo por ti! Automatiza reglas y notificaciones, establece plazos automáticamente. Obtenga una ventaja en grandes proyectos, Automatizar tanto trabajo como sea posible. - ¡De todos modos, es más rápido que hacer todo manualmente!

Cree una regla de automatización en Bitrix24. Incluirá un disparador (cuando esto suceda, haga esto) y un conjunto de acciones u operaciones a realizar, por ejemplo, enviar una notificación por correo electrónico después de que se cumplan ciertas condiciones.

Las reglas de la automatización puede ser muy simple: Haga que una tarea comience cuando reciba un nuevo mensaje de alguien, o haga que las tareas aumenten para gerentes con diferentes prioridades.

Mantenga un registro de la información más importante utilizando flujos de trabajo automatizados en Bitrix24 - Establece automáticamente recordatorios, notificaciones y fechas límite para tus proyectos.

As reglas de automatización son algoritmos de acciones específicas, Se ejecuta automáticamente cuando la tarea alcanza una determinada etapa..

Con el Bitrix24, usted define sus propias reglas de automatización y la plataforma envía automáticamente notificaciones, cambios de plazos y responsables u otra acción que usted determine. La gestión de tareas será aún más fácil.

Las reglas están disponibles en las vistas. Kanban e Planificador. Para comprenderlo mejor, mire este video a continuación:

Reglas de automatización de tareas

disponible para los empleados

Si está buscando una manera de reducir sus costos laborales, RPA podría ser la respuesta. Con el Automatización robótica de procesos (RPA), las tareas rutinarias se pueden automatizar rápida y fácilmente a precios mucho más bajos que automatización ¡El humano exigiría!

A RPA es una nueva forma de automatizar tareas rutinarias. Es rápido, económico y eficiente: ¡todas cualidades que ayudarán a que su negocio crezca!

las reglas de flujo de trabajo automatizado También se les conoce como reglas inteligentes o procesos de negocio.

O Bitrix24 le permite crear varias reglas de automatización:

Cambiar persona responsable

La tarea puede tener su responsable actualizadoEn Bitrix24, según los criterios que usted defina. Por ejemplo, cambie la persona responsable a medida que la tarea avanza por sus etapas o cambia de estado.

Crear, editar o eliminar tarea

Você também pode crear una regla para que una determinada tarea sea creada, editada o eliminada a partir de una acción específica.

Enviar email

¿Hay alguna tarea que deba formalizarse por correo electrónico? Puede automatizar este proceso creando un regla de envío de correo electrónico tan pronto como ocurra su desencadenante particular.

Notificação

Para mantener las principales actividades del día en tu radar, crea reglas para recibir notificaciones tan pronto como se acerque la fecha límite, por ejemplo.

Cambiar etapa y estado

De la misma manera que puedes actualizar el responsable de una tarea, también puedes cambiar el estado y etapa a través de reglas de gestión. automatización.

Agregar mensaje al flujo de actividad

¿Tiene alguna información que necesite comunicar a su equipo? Cree una regla para agregar mensajes automáticamente al flujo de actividades.

Reglas de automatización personalizadas

Además de estas reglas predeterminadas, también puedes crear tus propias reglas según tu negocio.

Utilizando la Webhooks, la plataforma puede conectarse con servicios de terceros. Para definir la regla, simplemente ingrese la dirección del controlador y los parámetros requeridos.

También puedes descargar Reglas de automatización del mercado.

Otros recursos legales para la Gerencia

Tareas en Bitrix24

O Bitrix24 ofrece varias posibilidades que harán que tu gestión de tareas más eficiente y eficaz.

Los recursos permiten, por ejemplo, monitorizar las tareas de principio a fin e incluso establecer plazos para garantizar que los proyectos se llevan a cabo en el momento correcto.

Hemos enumerado algunos, échales un vistazo:
  • diagrama de gantt
    Las tareas se pueden ver en el diagrama de Gantt. La gráfica muestra visualmente un tablero con las tareas a realizar, la relación de precedencia entre ellas, cuándo se iniciarán, la duración, el responsable y la fecha estimada de finalización.

    Esto hace que sea más fácil administración de tareas: Se vuelve más sencillo monitorear el progreso del proyecto y asegurarse de que todo el equipo comprenda sus responsabilidades.
  • Checklist
    También puedes seguir tu proyecto paso a paso y organizarte aún más agregando una lista de verificación a una tarea. Por anticuada que parezca, la lista de verificación sigue siendo muy eficaz para gestionar tareas y aumentar la productividad.

    Con él, resulta más fácil comprender en qué etapa se encuentra una tarea. La función proporciona más seguridad, eficiencia y concentración a los equipos.
  • Dependencia de tareas
    populares en gestión de proyectos, te permite establecer una conexión entre tareas y determinar cuáles son las principales y cuáles las dependientes. En resumen: una tarea, a ser completada, depende de la realización de una o más tareas.

    Para establecer una dependencia, es simple: simplemente arrastre la flecha de una tarea a otra, dentro de la vista de tareas. Gráfica de Gantt. A partir de ahí, mover una tarea puede cambiar las fechas de inicio/finalización de otras tareas del proyecto.

    De esta manera, todo tu equipo puede ver rápidamente qué tareas están pendientes y saber cuándo comenzar su parte del trabajo.
  • Gestión de carga de trabajo
    Puedes estimar el Tiempo que se debe invertir en cada tarea., realizar un seguimiento y, una vez finalizado, comprobar el tiempo real invertido.

    Esta planificación permite una mayor eficiencia en la ejecución de tareas e identificar aquellas que están casi vencidas.

    A partir de esto, es posible generar informes -semanal, mensual, anual o personalizado- con el tiempo dedicado a tareas de un sector de su empresa o de un empleado concreto.

    La función también es interesante para saber quién está ocupado, quién no, cuándo y haciendo qué.
  • modelo de tarea
    En la plataforma, seguirás encontrando la función de plantilla de tareas. Funciona así: se rellena un formulario predefinido y, en función de sus condiciones, el Bitrix24 Genera nuevas tareas automáticamente.

    En el formulario agregas todas las condiciones que tendrán las tareas generadas por ese modelo, como el nombre de la tarea y los usuarios involucrados.
  • Tareas recurrentes
    ¿Conoces esos procesos comunes en la rutina de la mayoría de empresas? Contratar y despedir empleados, incorporar nuevos clientes, reuniones periódicas, iniciar proyectos o enviar newsletters, por ejemplo.

    No Bitrix24, puedes convertirlos en tareas recurrentes y programar cuando deben empezar, terminar y con qué frecuencia debe ser el parámetro de repetición. También puede copiar, editar, suspender o eliminar plantillas para tareas recurrentes.
  • contadores
    Esta función, común en aplicaciones de mensajería, correos electrónicos y redes sociales, te ayuda a no olvidar tareas importantes.

    El contador muestra cuando usted u otro usuario tiene una tarea retrasada o sin fecha límite.

    A través de él, también es posible ver la cantidad de tareas en progreso, aquellas a las que estás ayudando, además de las creadas y seguidas por ti.

Conclusión

Hay varios recursos organizacionales disponibles para ayudar con administración de tareas y potenciar la eficiencia de su negocio, tanto a nivel individual como colectivo.

La nueva versión de Bitrix24, presentado recientemente, trajo muchas novedades relacionadas no solo con la gestión de tareas, sino también con la comunicación, CRM, contact center, sitios web y mucho más.

Gestión de proyectos Es una parte importante de cualquier negocio, pero puede resultar complicado gestionar grandes proyectos y tareas.

Es ahí donde entra Bitrix24! Este software agiliza el flujo de trabajo para todo tipo de empresas, haciendo posible gestiona tus tareas de manera eficiente.

Puede utilizar una plataforma que le permita establecer reglas automatizadas para cada proyecto o tarea, ahorrándole tiempo en trabajo manual tedioso como crear una lista desde cero cada semana.

Crea tu cuenta gratuita hoy y pruebe cómo esta poderosa herramienta le ayudará a mejorar su productividad, además de hacer que sea más fácil que nunca gestionar una empresa exitosa.

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